Réunions virtuelles ou en face à face, quelle est la meilleure solution ?

Lorsque le monde de l’entreprise a commencé à travailler à distance, le travail à domicile a suscité une certaine euphorie. Mais cette euphorie s’est vite estompée en raison de facteurs tels que l’augmentation du stress, la fatigue due au zoom, la baisse de productivité, la diminution de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et l’impossibilité de nouer des relations personnelles avec les collègues. Bien que certaines organisations et certains employés aient opté pour le travail à distance permanent après la pandémie, d’autres envisagent encore de faire revenir les employés au bureau ou de passer à un modèle hybride. L’une des principales préoccupations des employeurs en matière de travail à distance semble être le manque d’occasions de nouer des relations personnelles avec les membres de l’équipe. Toutefois, la création d’équipes virtuelles devenant populaire, les petites entreprises se tournent vers le travail à distance pour réduire les coûts. Les grandes organisations, quant à elles, optent pour une configuration hybride ou pour des équipes entièrement sur place. Les activités de team building virtuel ont permis de maintenir les liens entre les équipes pendant la pandémie. En définitive, chaque modèle de travail présente ses propres avantages et inconvénients. Quel que soit le modèle choisi, la façon virtuelle de faire les choses est là pour rester. Les appels vidéo avec les membres de l’équipe, les contrôles vidéo réguliers, les appels vidéo avec les clients, etc. sont devenus la norme. Mais cela ne diminue pas l’importance des réunions en personne. Il est parfois inévitable d’avoir une réunion en face à face. Bien qu’elle ne soit pas exhaustive, voici une analyse rapide de ce que les organisations devraient prendre en compte pour choisir entre une réunion virtuelle et une réunion en face à face.

Pourquoi choisir une réunion virtuelle ?

Avec les progrès de la technologie, les réunions virtuelles sont devenues une alternative de plus en plus pratique, économique et rapide. Si les réunions virtuelles sont largement gagnantes en termes de coûts et de temps, elles ne sont pas forcément le meilleur choix lorsqu’il s’agit de prendre des décisions importantes, de renforcer l’esprit d’équipe et de faire preuve de créativité. Les réunions virtuelles ne facilitent pas les interactions personnelles et l’échange dynamique d’idées. Et la technologie ne vient pas nécessairement sans interruptions. Une réunion importante peut être interrompue si la connexion réseau est mauvaise ou s’il y a une panne de courant. Mais les réunions virtuelles ont été le sauveur pendant la pandémie. Elles étaient indispensables pour que tout fonctionne normalement.  Les réunions virtuelles permettent également de recevoir un retour d’information impartial. Les cadres peuvent craindre que les réunions virtuelles ne facilitent pas les interactions honnêtes. Mais pour les membres introvertis de l’équipe, les réunions virtuelles sont une excellente occasion de partager des commentaires impartiaux. Grâce à l’utilisation d’outils technologiques dans les réunions virtuelles, les membres de l’équipe peuvent voter de manière anonyme pour partager leurs commentaires. Les réunions virtuelles sont également idéales lorsque de grandes équipes ont besoin de collaborer et de faire du brainstorming. L’organisation d’une réunion en face à face pour de grandes équipes peut être épuisante et tout le monde n’a pas forcément l’occasion de partager ses idées. En revanche, les réunions virtuelles peuvent être organisées avec des équipes de toute taille, et chacun peut participer au brainstorming en utilisant des salles de réunion. En bref, les réunions virtuelles sont idéales lorsque de grandes équipes sont réparties sur plusieurs sites géographiques, lorsque des contrôles réguliers doivent être effectués, lorsque le gain de temps et d’argent est une priorité, lorsque des commentaires impartiaux sont sollicités et lorsque de grandes équipes ont besoin de réfléchir ensemble. 

Pourquoi faire une réunion en face-à-face ?

Les réunions en face-à-face sont certainement plus longues, plus coûteuses et plus exigeantes. L’organisation d’une réunion en face à face pour de grandes équipes implique non seulement de nombreux mois de planification, mais aussi des dépenses logistiques importantes. Cependant, les réunions en face à face sont excellentes pour établir des relations personnelles, renforcer la communication au sein de l’équipe et instaurer la confiance. Les réunions en face à face créent également un sentiment de camaraderie entre les membres de l’équipe et les interactions en personne permettent un partage fluide des idées. Selon une étude, 84 % des cadres préfèrent opter pour une réunion en face à face après une pandémie. La recherche a également montré que les réunions en face à face peuvent être plus ciblées, plus productives et générer plus d’idées que les réunions virtuelles. Les réunions en face à face sont également considérées comme importantes en raison de l’utilisation d’indices non verbaux dans la communication, tels que le langage corporel. Par exemple, une poignée de main peut donner le ton d’une réunion. De même, lors de la constitution d’un réseau avec des clients ou des équipes d’origines ethniques diverses, les réunions en personne peuvent être le fondement d’une relation solide. D’autres scénarios dans lesquels les réunions en personne sont extrêmement importantes sont la négociation de contrats, la rencontre de clients importants, l’intégration dans des postes de direction ou la célébration d’étapes importantes.

Les réunions en personne devraient être privilégiées lorsque le sujet abordé est d’une grande importance et que l’établissement d’une relation solide est crucial. Bien que chacun ait ses propres avantages et inconvénients, le choix de l’un des deux dépend de multiples facteurs au sein de votre organisation, tels que la taille de votre équipe, l’objectif de la réunion, votre culture organisationnelle et les rapports que les cadres entretiennent avec les équipes. Aucune organisation ne peut complètement exclure l’une plutôt que l’autre.